La decisión que nunca salió de la sala.

Martes, 9:15

La reunión semanal de coordinación empieza cuatro minutos tarde porque todos vienen de otra parte. Dos socios, un asociado, el gerente de oficina. Veintiséis minutos, sin orden del día que merezca el nombre, y (esta es la parte que la gente olvida de los despachos pequeños) es una reunión genuinamente buena.

Se toman tres decisiones. La plantilla del contrato de honorarios por fin recibe su revisión: la cláusula por la que todos llevan tiempo disculpándose queda fuera. El borrador del plan de crianza en un asunto de custodia vence el viernes, y lo asume el asociado. Y tras un caso de más, el despacho decide que dejará de aceptar una categoría de asuntos que ni una sola vez ha pagado la atención que consume.

Todos asienten. Un socio escribe en un bloc de notas. El asociado teclea media línea en un teléfono. A las 9:41 la sala se vacía, porque las citas de las 10:00 ya están encima.

Esto es lo que acaba de pasar: el despacho tomó tres decisiones, y el único lugar donde existen es en cuatro cabezas distintas, cada una de las cuales camina ahora hacia una puerta diferente.

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Cuatro versiones de un mismo acuerdo

Pregúnteles el jueves a los cuatro qué se decidió, y obtendrá cuatro relatos que riman pero no coinciden. Cada uno recuerda con nitidez la parte que dijo. Las partes a las que asintió ya empiezan a desdibujarse en los bordes.

El bloc de notas tiene la nota de la plantilla de honorarios: página seis, debajo de un número de teléfono sin nombre. El bloc se fue a casa en un maletín el martes por la noche. El teléfono del asociado dice "plan de crianza, vie" y no dice de qué asunto, porque en la sala era obvio.

El despacho decidió. El despacho simplemente no tiene constancia de haberlo hecho.

Nada de esto es inusual. Esto es lo que le ocurre a casi toda decisión tomada en voz alta, en toda sala de reuniones, en todas partes. La reunión es el mecanismo mediante el cual un despacho toma sus determinaciones, y el mecanismo no tiene memoria.

El viernes que llega de todos modos

Llega el viernes. El plazo del plan de crianza no se mueve, el borrador sale (a las 4:15, desde cero, a la velocidad de la adrenalina) porque el asociado creía que el socio supervisor iba a revisar primero los precedentes, y el socio creía que el asociado lo tenía por entero a su cargo. Los dos tienen razón sobre lo que recuerdan.

¿La plantilla de honorarios? Vuelve a salir en una reunión cinco semanas después, y la sala tiene la misma conversación por segunda vez, casi palabra por palabra. Nadie nota la repetición. Y la categoría de casos que el despacho juró no volver a tomar: al mes siguiente llega una captación de exactamente uno, y se acepta, porque la persona que contestó esa llamada no estaba en la sala cuando el despacho decidió decir que no.

No es descuido. Es compresión. Una reunión comprime una semana de criterio en veintiséis minutos, y todos los presentes están ahí para decidir. Llevar el acta no es el trabajo de nadie. La persona que toma las notas es la misma que defiende el punto. No se puede levantar el acta de una reunión que uno está ocupado en ganar.

Lo que "asentado en acta" tiene que significar

Si las decisiones van a sobrevivir a la sala donde se tomaron, anotarlas tiene que cumplir un estándar que ningún bloc de notas cumple.