Las alternativas a Clio que un despacho pequeño puede cotizar sin llamar a ventas.

Los precios publicados separan el mercado de las páginas que solo cotizan

Un despacho pequeño que cotiza software de gestión se topa con dos procesos de compra distintos. MyCase, PracticePanther, CosmoLex, Rocket Matter, CARET Legal y CaseFox publican tarifas por usuario que se leen en diez segundos. Smokeball, Actionstep y LEAP no publican ninguna tarifa por usuario y derivan a cada despacho a una cotización o a una solicitud de precio.

Si Clio es su punto de referencia actual, pida sus cifras directamente a Clio. Su precio publicado no pudo confirmarse en su propio sitio para esta comparación, así que aquí no aparece ninguna cifra suya.

Todos los proveedores nombrados en esta pieza, publiquen precio o no, venden el mismo tipo de cosa: un sistema que gestiona un asunto una vez que ya existe dentro del despacho. Ninguno contesta el teléfono. La tarifa que está cotizando aquí empieza después de que alguien ya llamó, ya habló con una persona o llenó un formulario, y ya se convirtió en un asunto con un nombre asociado. Lo que pasa antes de ese punto es un costo aparte, en un sistema aparte, y también vale la pena cotizarlo.

Seis proveedores publican escalas de niveles, y las escalas no miden lo mismo

MyCase publica tres niveles. Basic cuesta 50 dólares por usuario al mes con facturación anual y 60 con facturación mensual. Pro cuesta 100 anuales o 120 mensuales. Advanced cuesta 130 anuales o 150 mensuales. La página indica que la facturación anual ahorra hasta un 16 por ciento.

El comparativo de planes de PracticePanther enumera cuatro niveles. Solo cuesta 49 dólares con facturación anual o 59 mensuales. Essential, 69 anuales o 79 mensuales. Business, 89 anuales o 99 mensuales. Business Pro, 114 anuales o 124 mensuales. La página señala que la facturación anual ahorra 120 dólares por usuario al año.

CosmoLex muestra Launch en 49 dólares, Core en 99 y Pro en 129 por usuario al mes. Su página incluye un selector Monthly y Yearly y dice: "Save $120 per user with yearly" (ahorre 120 dólares por usuario con el plan anual). Confirme a qué periodo de facturación corresponde una cifra antes de tratarla como tarifa anual.

El comparativo de Rocket Matter enumera Essentials en 59 dólares, Pro en 95, Premier en 115 y Elite en 145, cada uno marcado "Paid Annually" (pago anual). CARET Legal enumera Enterprise en 79 dólares, Enterprise Plus en 99 y Enterprise Insights en 119 por usuario al mes, todos con facturación anual.

CaseFox enumera un nivel Solo como "Free Forever" (gratis para siempre) para un solo usuario y sin tarjeta de crédito, y Professional en 45 dólares por usuario al mes. Su sección de preguntas frecuentes contiene cifras que no coinciden con las de sus tarjetas de planes, así que confirme por escrito cualquier número de CaseFox.

Las páginas que solo cotizan mueven la cifra faltante al proceso de venta

Smokeball nombra cuatro planes: Bill, Boost, Grow y Prosper+. Dice que el precio depende del número de usuarios del despacho, del plan elegido, del plazo del contrato y de cualquier producto o servicio opcional, y ofrece una cotización personalizada y sin compromiso. Los costos de migración también se confirman en esa cotización.

Actionstep publica un botón de "Request Pricing" (solicitar precio) en lugar de una tarifa, dice que la plataforma se cobra por usuario más cuotas de implementación y se describe como construida para despachos medianos. LEAP no publica ninguna tarifa por usuario en su página de precios.

Una tarifa publicada tampoco es el costo total del software. CARET Legal indica que su precio es por usuario más cuotas únicas de implementación. Pida ese concepto por separado incluso cuando la página muestre una cifra mensual.

La contabilidad puede convertir un nivel barato en otro costo anual

MyCase enumera "MyCase Accounting" bajo Enhancements en 39 dólares por usuario al mes, como complemento de pago separado y no como parte del precio del nivel, con las conciliaciones fiduciarias de tres vías entre sus funciones listadas.

PracticePanther enumera su módulo contable completo, PantherAccounting Plus, como función de Business Pro, junto con contabilidad fiduciaria, contabilidad operativa y gestión de libro mayor, cuentas por cobrar y gastos. Una función distinta, Trust Account Ledger and Reconciliation, aparece en su lista de funciones siempre disponibles. Son dos cosas diferentes, y conviene preguntar por nombre en qué nivel queda cada una.

CosmoLex agrupa sus funciones bajo Billing and Payments y bajo Legal Accounting, esta segunda con contabilidad fiduciaria y libros auxiliares, reportes de cumplimiento, conciliación bancaria, libro mayor y cuentas por pagar, y conexiones bancarias. Pregunte qué nivel incluye cada una.

Compare dónde queda la contabilidad fiduciaria y operativa antes de comparar los precios de portada. Un nivel de 50 dólares más un complemento contable de 39 no es un nivel de 50 dólares.

La captación y el CRM pueden quedar fuera del precio del nivel

Rocket Matter vende su Legal CRM como complemento separado. CRM Core cuesta 39 dólares al mes por usuario con facturación anual, o 49 con facturación mensual. CRM Enterprise cuesta 147 dólares al mes con facturación anual para hasta tres usuarios, con 49 por cada usuario adicional, o 177 mensuales con 59 por cada usuario adicional. El complemento lleva una cuota única de 399 dólares de onboarding y un mínimo de tres usuarios. La misma página cobra el alojamiento del sitio web en 149 dólares al mes sobre cualquier nivel.

CosmoLex vende el CRM como complemento de pago, junto con sitios web, servicios de Google Ads y CosmoLex Pay. PracticePanther sitúa los formularios de captación en su nivel Business, junto con mensajería de texto nativa en dos vías, firma electrónica nativa, un reporte de ingresos por abogado y facturación LEDES.

De modo que dos despachos que comparan precios de "gestión de despachos" pueden estar comparando dos productos distintos. Pregunte si la captación, el CRM y la comunicación con clientes van dentro del nivel o se venden al lado.

Vale la pena precisar qué es en realidad esa "captación" en estas plataformas. Los formularios de captación de PracticePanther y el complemento de CRM de CosmoLex son formas de organizar un contacto una vez que ya llegó al despacho: alguien llena un formulario web, se enruta un registro, se crea un contacto. Nada de eso contesta un teléfono. Es un sistema de archivo para contactos, no una manera de hablar con la persona que llama a las 9 de la noche, no sabe cómo llenar un formulario y solo quiere contarle a alguien qué pasó.

Esa es una capa distinta de la que venden estos proveedores, y es la que Archivar existe para cubrir. Archivar contesta cada llamada, en inglés y en español, hace la captación como una conversación real en lugar de un formulario, y escribe lo que aprende en el mismo registro compartido del que lee el resto del despacho: llamadas, captación, asuntos y facturación, todos alimentando una sola memoria en lugar de cinco desconectadas entre sí. Para cuando un asunto aparece en el nivel de gestión de despachos que sea que el despacho haya comprado, ya puede tener un nombre, una historia y un siguiente paso, registrados en el momento en que la persona que llamó los dijo, en vez de cuando alguien tenga tiempo de escribirlos.

Cuatro usuarios vuelven concreta la cifra mensual publicada

El precio por usuario se anualiza rápido. Para un despacho de cuatro personas con plan anual, PracticePanther Solo a 49 dólares por usuario al mes son 2.352 dólares al año. MyCase Advanced a 130 dólares por usuario al mes son 6.240 dólares al año. Ninguna de las dos cifras incluye contabilidad, CRM, implementación, onboarding ni procesamiento de pagos, y cada uno de esos conceptos necesita su propia línea.

La ventana de prueba es más corta que la decisión

MyCase ofrece una prueba gratuita de 10 días sin tarjeta de crédito. PracticePanther ofrece siete días, sin tarjeta de crédito, con registro por correo electrónico. CosmoLex dice que se empieza gratis y sin tarjeta, pero no indica una duración. Rocket Matter dice que todos sus planes incluyen prueba gratuita, sin tarjeta, migración de datos gratuita y soporte ilimitado.

Ninguna de esas pruebas evalúa lo que pasa antes de que cualquiera de estos sistemas entre en juego: el teléfono sonando. Esa es una evaluación aparte, sobre un producto distinto.

La página de un proveedor da dos cifras de inicio

El comparativo de planes de Rocket Matter enumera Essentials en 59 dólares por usuario al mes, marcado "Paid Annually". Más abajo, en la misma página, sus preguntas frecuentes responden cuánto cuesta Rocket Matter con "Plans start at $49 per user per month (billed annually)" (los planes empiezan en 49 dólares por usuario al mes, con facturación anual). Ambas cifras están en la propia página del proveedor, en lugares distintos, y la página no las concilia. Ese es el argumento a favor de una cotización por escrito.