Qué va en un formulario de admisión de clientes de un despacho, y la regla detrás de cada campo.

Las bibliotecas de los colegios de Oregon y Florida dan borradores, no instrumentos aprobados

El Professional Liability Fund del Oregon State Bar publica formularios de práctica, listas de verificación y cartas modelo disponibles "as a free service" del propio Professional Liability Fund. Entre sus documentos de admisión figuran el "New Client Information Sheet", el "New Client Information Sheet with Disclaimer", el "Declined Prospective Client Information Sheet", las "Nonengagement Letters", las "Disengagement Letters", las "Guidelines for Lawyers Drafting Engagement Letters" y los "Sample Engagement Letters and Fee Agreements for Lawyers". La biblioteca también incluye guías y modelos paralelos de cartas de encargo para paralegales con licencia.

El permiso es estrecho. La página indica que se reservan todos los derechos de autor, salvo que se concede permiso a los abogados de Oregon para usar y modificar los documentos en sus propias prácticas, y que la información no puede republicarse, venderse ni usarse de ninguna otra forma sin el consentimiento escrito del PLF. La concesión alcanza a los abogados de Oregon. Republicar o vender los formularios exige consentimiento escrito.

El Florida Bar opera una segunda fuente a través de LegalFuel. Su Document Library está "curated by the Practice Resource Center of The Florida Bar" y se ofrece sin costo. Sus categorías incluyen "Client Intake Forms", "Client Communications Forms and Letters", "Client Fee Agreements and Letters of Representation", "Financial Forms" y "Trust Accounting Forms".

La biblioteca de Florida indica que ningún formulario del sitio ha sido adoptado como formulario oficial del Florida Bar. El colegio y los autores de los formularios tampoco otorgan garantías sobre su uso. Una plantilla publicada por un colegio es un borrador de partida bajo una licencia declarada, no un instrumento aprobado, y no es automáticamente trasladable al despacho de otro estado.

Al revisar esta pieza antes de publicarla, la redacción extrajo las entradas de admisión del PLF y las puso en fila. El conjunto tiene más documentos para los asuntos que un despacho rechaza o cierra, entre ellos la hoja de cliente prospectivo declinado, las cartas de no encargo y las cartas de terminación, que para los asuntos que acepta, que cuentan con las dos hojas de información de cliente nuevo. Un paquete de admisión que solo contiene una hoja de admisión se está quedando sin la mitad más grande del conjunto publicado.

Los primeros campos deberían identificar el conflicto

Conforme a la regla modelo 1.18(a) de la ABA, un cliente prospectivo es la persona que consulta a un abogado sobre la posible formación de una relación abogado-cliente respecto de un asunto. El deber nace sin honorario, sin anticipo y sin carta de encargo. La regla 1.18(b) prohíbe al abogado usar o revelar la información aprendida de ese cliente prospectivo, aunque después no se forme ninguna relación abogado-cliente.

Eso convierte el nombre del cliente, las partes contrarias, las entidades relacionadas, los demás abogados y los testigos conocidos en los primeros campos que hacen el trabajo de conflictos. Van antes de los campos que invitan a contar el asunto. La hoja de admisión recoge la información a la que después se adhiere la regla. Esta publicación ya trató la secuencia de deberes a lo largo de una admisión y las reglas que nacen en cada paso.

HIPAA convierte la autorización de expedientes en un documento aparte

En un asunto con expedientes médicos, la autorización HIPAA se rige por el 45 CFR 164.508. Es un documento distinto de la hoja de admisión, y su contenido lo prescribe el reglamento, no la preferencia del despacho.

El párrafo (c)(1) exige seis elementos centrales: una descripción específica y significativa de la información que se usará o divulgará; la persona o clase de personas autorizada a hacer la divulgación; la persona o clase de personas a quien puede hacerse; cada finalidad del uso o divulgación solicitados; una fecha o un evento de vencimiento ligado a la persona o a la finalidad; y la firma de la persona y la fecha.

El párrafo (c)(2) exige declaraciones sobre el derecho de la persona a revocar por escrito y sus excepciones, sobre si el tratamiento, el pago, la inscripción o la elegibilidad para prestaciones pueden condicionarse a la firma, y sobre la posibilidad de que el receptor vuelva a divulgar la información y esta deje de estar protegida. El párrafo (c)(4) exige que la entidad cubierta que solicita la autorización entregue a la persona una copia de la autorización firmada.

El párrafo (b)(2) identifica los defectos que invalidan una autorización. Incluyen una fecha de vencimiento ya pasada o un evento de vencimiento conocido, una autorización que no esté completamente llenada respecto de un elemento requerido, una revocación conocida por la entidad cubierta e información sustancial que se sepa falsa. Un renglón en blanco, por tanto, no es un detalle estético. Puede dar al custodio de los expedientes fundamento para tratar la autorización como inválida, lo que regresa como una demora y no como un aviso.

El consentimiento en línea viaja con el formulario electrónico

Conforme a la ley federal E-SIGN, 15 U.S.C. 7001(a)(1), a una firma, un contrato u otro registro relativo a una transacción en el comercio interestatal o extranjero, o que lo afecte, no puede negársele efecto jurídico, validez ni exigibilidad únicamente por constar en forma electrónica. Conforme a la sección 7001(a)(2), tampoco puede negársele efecto jurídico a un contrato únicamente porque en su formación se usó una firma electrónica o un registro electrónico.

La sección 7001(c)(1) agrega condiciones cuando una ley exige que cierta información se entregue por escrito a un consumidor. El consumidor debe consentir de forma afirmativa y no haber retirado ese consentimiento. Antes de consentir debe recibir una declaración clara y visible del derecho a recibir el registro en papel, del derecho a retirar el consentimiento y de las consecuencias o cargos asociados, del alcance del consentimiento, de los procedimientos para retirarlo y para actualizar sus datos de contacto, y de cómo obtener una copia en papel y qué cargo tendría. También debe recibir una declaración de los requisitos de hardware y software, y debe consentir, o confirmar el consentimiento, por vía electrónica de una forma que demuestre razonablemente que puede acceder a la información en el formato que se usará.

Si esos requisitos de hardware o software cambian después de modo que se cree un riesgo sustancial de que el consumidor no pueda acceder al registro posterior o conservarlo, quien lo entrega debe avisarle y cumplir de nuevo. En la página que carga un formulario de admisión en línea, esa mecánica de consentimiento es parte de lo que hace que el registro electrónico cumpla la función que cumplía el de papel.

Los números de seguro social y la accesibilidad cambian el diseño del formulario

La sección 1798.85(a) del Código Civil de California prohíbe publicar o exhibir públicamente el número de seguro social de una persona, imprimirlo en cualquier tarjeta necesaria para acceder a productos o servicios, exigir que la persona lo transmita por internet salvo que la conexión sea segura o el número esté cifrado, exigir su uso para entrar a un sitio web salvo que además se requiera una contraseña, un número de identificación personal único u otro dispositivo de autenticación, e imprimirlo en material enviado por correo salvo que una ley estatal o federal lo exija. El estatuto sí permite incluirlo en solicitudes y formularios enviados por correo, incluidos los documentos que forman parte de un proceso de solicitud o inscripción. Para un formulario de admisión en línea, la disposición que muerde es la del campo sin cifrar sobre una conexión insegura.

La regla modelo 1.6(c) de la ABA, añadida en 2012, exige que el abogado haga esfuerzos razonables para impedir la divulgación inadvertida o no autorizada de la información relativa a la representación de un cliente, y el acceso no autorizado a ella. La opinión formal 477R de la ABA, "Securing Communication of Protected Client Information", emitida en mayo de 2017, entiende ese deber como una indagación ligada a los hechos y no sujeta a un estándar único. Señala que pueden requerirse precauciones especiales de seguridad cuando lo exige un acuerdo con el cliente o la ley, o cuando la naturaleza de la información pide un grado de seguridad más alto.

La accesibilidad plantea una cuestión distinta. Conforme al 42 U.S.C. 12181(7)(F), la Americans with Disabilities Act enumera la "office of an accountant or lawyer" entre los lugares de acceso público. Conforme al 28 CFR 36.303(b)(2), las ayudas y servicios auxiliares para personas con discapacidad visual incluyen lectores calificados, textos grabados, grabaciones de audio, materiales y pantallas en braille, software lector de pantalla, software de magnificación, lectores ópticos, materiales en letra grande y tecnología electrónica y de información accesible. Conforme al 28 CFR 36.303(c)(1)(ii), la oficina debe consultar a la persona sobre lo que necesita, mientras que la decisión final sobre la medida corresponde al lugar de acceso público, siempre que el método elegido produzca una comunicación efectiva.

Una imagen escaneada que el software no puede leer, o un formulario web que un lector de pantalla no puede recorrer, plantea una cuestión de accesibilidad para la oficina como lugar de acceso público, y no solo una cuestión de diseño.

Las preguntas de admisión no cambian con el medio

Archivar, que publica The Docket, es un sistema operativo para un despacho de abogados. Contesta cada llamada de día o de noche, atiende a quien llama en inglés y en español desde el primer momento, con más idiomas disponibles en los planes superiores, lleva la admisión, administra los asuntos y recuerda lo que hace el despacho. Los campos que pide un formulario de admisión, y el orden en que los pide, son las mismas preguntas ya sea que el formulario esté impreso, se llene en un mostrador o se conteste en una pantalla.

Use los documentos de las bibliotecas de los colegios como borradores, dentro de la licencia que cada uno declara.

Ponga los campos que identifican conflictos antes de los narrativos, y mantenga la autorización HIPAA como documento aparte, con todos sus elementos requeridos llenados.

Para un formulario en línea, ponga las divulgaciones de consentimiento de E-SIGN en la misma página, asegure cualquier campo de número de seguro social y compruebe que un lector de pantalla pueda recorrerlo.